Ymgynghoriad adran 20 mewn perthynas â gwaith cymwys i adeilad

Beth yw ymgynghoriad adran 20? 

Mae'n rhaid i landlord ymgynghori â phob tenant pan fo tenant yn agored i dalu tâl gwasanaeth amrywiol o dan brydles a bod landlord yn bwriadu gwneud un o’r canlynol: 

(a) Cynnal gwaith cymwys a bydd gofyn i denant gyfrannu mwy na £250 (gan gynnwys TAW) tuag at y gwaith cymwys mewn unrhyw gyfnod cyfrifyddu 
(b) Ymrwymo i gytundeb cymwys tymor hir lle y bydd gofyn i denant gyfrannu mwy na £100 (gan gynnwys TAW) mewn unrhyw gyfnod cyfrifyddu 12 mis tuag at y cytundeb tymor hir hwnnw 

Mae'r rhwymedigaeth i ymgynghori â phob tenant yn berthnasol lle y byddai unrhyw denant yn gorfod talu'r symiau hyn. 

Mae'r gofyniad hwn yn codi o adrannau 20 i 20ZA o Ddeddf Landlord a Thenant 1985 ("y Deddf 1985") a'r Rheoliadau Taliadau Gwasanaeth (Gofynion Ymgynghori) (Cymru) 2004 (y "Rheoliadau 2004"). 

Mae proses ymgynghori adran 20 yn amrywio gan ddibynnu ar p'un a yw'r landlord yn landlord preifat neu landlord cymdeithasol. Pan fo'r landlord yn landlord preifat, mae Atodlenni 1 a 3 a Rhan 2 o Atodlen 4 o'r Rheoliadau 2004 yn berthnasol. Pan fo'r landlord yn landlord cymdeithasol neu gyngor, mae Atodlen 2 a Rhan 1 o Atodlen 4 yn berthnasol. 

Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn y ddau “ganllaw arfer da” a gynhyrchir gan LEASE, tenantiaid, cynghorwyr annibynnol, a gweithwyr proffesiynol ym maes tai.

Beth yw gwaith cymwys? 

Mae adran 20ZA(2) o Ddeddf Landlord a Thenant 1985 yn diffinio "gwaith cymwys" fel "gwaith ar adeilad neu unrhyw safle arall". 

Felly, gall hyn gwmpasu unrhyw beth, o waith cynnal a chadw ac atgyweiriadau i welliannau. 

Cytundebau cymwys tymor hir

Mae adran 20ZA o Ddeddf 1985 yn diffinio "cytundeb cymwys tymor hir" fel "cytundeb yr ymrwymir iddo, gan neu ar ran y landlord neu uwchlandlord, am gyfnod o fwy na 12 mis". 

Mae Rheoliad 3 o'r Rheoliadau 2004 yn darparu rhestr o enghreifftiau lle na fydd cytundebau yn cael eu hystyried fel cytundebau cymwys tymor hir gan cynnwys:

• Contract cyflogaeth
• Pan fo cytundeb rheoli yn cael ei wneud gan awdurdod tai lleol a sefydliad rheoli tenantiaid 
• Pan fo partïon yn gwmni daliannol ac is-gwmni 

Gwaith cymwys o dan gytundeb tymor hir

Os yw cytundeb cymwys tymor hir yn cynnwys darpariaeth ar gyfer cynnal gwaith, a bydd y gwaith hwn yn dod â thâl i unrhyw denant o fwy na £250 (gan gynnwys TAW), yna mae'n rhaid cynnal ymgynghoriad ar wahân. 

Beth sy'n digwydd os nad yw landlord yn dilyn proses ymgynghori adran 20? 

Os nad yw landlord yn dilyn y broses ymgynghori yn gywir, gan gynnwys dilyn y darpariaethau ar gyfer hysbysiadau a amlinellir yn y brydles, mae'n bosibl na fydd y landlord yn gallu adfer unrhyw gostau sydd fwy na £250 mewn perthynas â gwaith mawr a/neu £100 mewn perthynas â chytundeb cymwys tymor hir. 

Beth yw’r gofynion ymgynghori o ran "gwaith cymwys"? 

Bydd y gofynion ymgynghori o ran "gwaith cymwys" yn amrywio gan ddibynnu ar p'un a yw hysbysiad cyhoeddus yn angenrheidiol neu beidio, dyddiad y contract ar gyfer y "gwaith cymwys", a ph'un a yw'r gwaith yn rhan o "gytundeb cymwys tymor hir". 

Yn absenoldeb perthnasedd yr uchod, amlinellir y gofynion ymgynghori yn Rhan 2 o Atodlen 4 i'r Rheoliadau 2004. Mae crynodeb o'r camau cychwynnol yn Rhan 2 o Atodlen 4 fel a ganlyn: 

Cam 1 – y cam cyn y tendr – hysbysiad o fwriad

Rhaid i’r landlord ddarparu pob tenant ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig a gynrychiolir â hysbysiad ysgrifenedig o'i fwriad i gyflawni y "gwaith cymwys". 

Nid oes ffurf ragnodedig ar hysbysiad, ond dylai'r hysbysiad wneud y canlynol: 

• disgrifio'r gwaith bwriadedig neu ddarparu manylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio'r disgrifiad (mae'n rhaid i fanylion archwilio o'r fath fod yn rhesymol ac ar gael i'w harchwilio heb unrhyw gost. Os nad yw'r adnoddau i wneud copïau ar gael ar yr adegau a benodir, mae'n rhaid i'r landlord ddarparu copi i'r tenant, os gofynnir amdano, heb unrhyw gost. Er hynny, gallai taliadau o'r fath fod yn adferadwy drwy'r tâl gwasanaeth os penodir hynny yn y brydles.) 
• darparu rhesymau dros pam mae'n credu ei bod yn angenrheidiol cynnal y gwaith bwriadedig 
• gwahodd sylwadau ysgrifenedig am y gwaith bwriadedig. 
• nodi'r cyfeiriad y gellir anfon sylwadau ato a bod yn rhaid anfon y sylwadau o fewn 30 diwrnod, yn cychwyn gyda dyddiad yr hysbysiad o fwriad (y "cyfnod perthnasol") unwaith y tybir y rhoddwyd yr hysbysiad. Mae'n rhaid iddo hefyd gynnwys y dyddiad mae'r cyfnod perthnasol yn dod i ben. 
• eu gwahodd i awgrymu, o fewn y cyfnod perthnasol, enw unigolyn y dylai'r landlord geisio cael rhagamcan ganddo am gynnal y gwaith bwriadedig ("unigolyn enwebedig"). 

Pan wneir sylwadau o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i’r landlord eu hystyried. 

Cam 2

Pan awgrymwyd unigolyn enwebedig o fewn y cyfnod perthnasol, mae angen i'r landlord gael rhagamcan ganddo ac unrhyw unigolyn arall y mae'r landlord yn penderfynu mynd ar ofyn iddo. Pan fo yna fwy nag un unigolyn enwebedig, mae paragraff 4 o Ran 2 o Atodlen 4 i'r Rheoliadau 2004 yn amlinellu'r broses.

Mae'n rhaid i'r landlord hefyd sicrhau ei fod yn cael o leiaf un rhagamcan gan rywun sydd heb gyswllt o gwbl â'r landlord. 

Mae'n rhaid i'r landlord ddarparu pob tenant ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig â datganiad a elwir yn "ddatganiad paragraff (b)" sy'n cynnwys o leiaf dau o'r rhagamcanion, y swm a nodir yn y rhagamcan fel treuliau amcangyfrifiedig y gwaith bwriadedig, a chrynodeb o unrhyw sylwadau a gafwyd mewn perthynas â hysbysiad cychwynnol y landlord i gynnal y "gwaith cymwys", ynghyd â'i ymatebion i'r sylwadau hyn. Mae'n rhaid i'r holl ragamcanion fod ar gael i'w harchwilio. 

Pan fo'r landlord wedi cael rhagamcan gan unigolyn enwebedig, mae'n rhaid i'r rhagamcan fod yn un o'r rhai a gynhwysir yn y datganiad paragraff (b). 

Rhaid i’r landlord hefyd ddarparu hysbysiad ysgrifenedig i bob tenant ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig er mwyn: 

• darparu manylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio'r rhagamcanion (mae'n rhaid i fanylion archwilio o'r fath fod yn rhesymol ac ar gael i'w harchwilio heb unrhyw gost. Os nad yw'r adnoddau i wneud copïau ar gael ar yr adegau a benodir, rhaid i’r landlord ddarparu copi i'r tenant, os gofynnir amdano, heb unrhyw gost. Er hynny, gallai taliadau o'r fath fod yn adferadwy drwy'r tâl gwasanaeth os penodir hynny yn y brydles.) 
• gwahodd sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas â'r rhagamcanion.
• nodi'r cyfeiriad y gellir anfon y sylwadau ato a bod yn rhaid anfon y sylwadau o fewn 30 diwrnod, yn cychwyn gyda dyddiad yr hysbysiad rhagamcanion. Mae'n rhaid iddo hefyd gynnwys y dyddiad mae'r cyfnod hwn yn dod i ben. 

Pan wneir sylwadau o fewn y cyfnod hwn, rhaid i’r landlord eu hystyried. Nid oes diffiniad statudol o "ystyried". 

Rhaid i’r landlord, o fewn 21 diwrnod o ymrwymo i gontract i gynnal y "gwaith cymwys", ddarparu hysbysiad ysgrifenedig i'r tenantiaid ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig yn darparu rhesymau dros ddyfarnu’r contract (neu ddarparu manylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio datganiad o'r rhesymau hyn) a chrynhoi unrhyw sylwadau a wnaed mewn perthynas â'r rhagamcanion a'i ymatebion iddynt. Fodd bynnag, nid yw hyn yn angenrheidiol pan fo'r contract wedi'i ddyfarnu gan y landlord i unigolyn enwebedig neu unigolyn gyda'r rhagamcan isaf a gyflwynwyd. Bydd angen i landlordiaid gyfiawnhau eu gweithdrefnau dethol os cânt eu herio yn y Tribiwnlys Prisio Lesddaliadau. Os ydynt yn methu bodloni'r Tribiwnlys, mae yna berygl y gellid dyfarnu'r cyfnod ymgynghori yn annilys. 

Beth yw’r gofynion ymgynghori o ran "cytundebau cymwys tymor hir"? 

Bydd y gofynion ymgynghori o ran "cytundebau cymwys tymor hir" yn amrywio gan ddibynnu ar p'un a yw hysbysiad cyhoeddus yn angenrheidiol neu beidio. 

Pan na fo angen hysbysiad cyhoeddus, amlinellir y gofynion ymgynghori yn Atodlen 1 i'r Rheoliadau 2004. Mae crynodeb o'r camau cychwynnol yn Atodlen 1 fel a ganlyn:

Cam 1

Nid oes ffurf ragnodedig ar hysbysiad, ond rhaid i’r landlord ddarparu pob tenant ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig a gynrychiolir â hysbysiad ysgrifenedig o'i fwriad i ymrwymo i "gytundeb cymwys tymor hir". 

Bydd angen i'r hysbysiad wneud y canlynol: 

• rhoi disgrifiad cyffredinol o'r materion a gwmpesir gan y cytundeb arfaethedig neu ddarparu manylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio'r disgrifiad (mae'n rhaid i fanylion archwilio o'r fath fod yn rhesymol ac ar gael i'w harchwilio heb unrhyw gost. Os nad yw'r adnoddau i wneud copïau ar gael ar yr adegau a benodir, mae'n rhaid i'r landlord ddarparu copi i'r tenant, os gofynnir amdano, heb unrhyw gost. Er hynny, gallai taliadau o'r fath fod yn adferadwy drwy'r tâl gwasanaeth os penodir hynny yn y brydles.)
• darparu rhesymau dros pam mae'n credu ei bod yn angenrheidiol ymrwymo i'r cytundeb. 
• os yw'r materion perthnasol yn cynnwys "gwaith cymwys", cynnwys y rhesymau pam y mae'n meddwl ei bod yn angenrheidiol cynnal y gwaith hwn. 
• gwahodd sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas â'r cytundeb. 
• nodi'r cyfeiriad y gellir anfon sylwadau ato a bod yn rhaid anfon y sylwadau o fewn 30 diwrnod, yn cychwyn gyda dyddiad yr hysbysiad o fwriad (y "cyfnod perthnasol") unwaith y tybir y rhoddwyd yr hysbysiad. Mae'n rhaid iddo hefyd gynnwys y dyddiad mae'r cyfnod perthnasol yn dod i ben.
• eu gwahodd i awgrymu, o fewn y cyfnod perthnasol, enw unigolyn y dylai'r landlord geisio cael rhagamcan ganddo mewn perthynas â'r materion perthnasol ("unigolyn enwebedig"). 

Pan wneir sylwadau o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i’r landlord eu hystyried. 

Cam 2

Pan awgrymir unigolyn enwebedig gan unrhyw denant neu gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig o fewn y cyfnod perthnasol, mae angen i'r landlord gael rhagamcan ganddo ac unrhyw unigolyn arall y mae'r landlord yn penderfynu mynd ar ofyn iddo. Pan fo mwy nag un unigolyn enwebedig, amlinellir paragraff 4 o Atodlen 1 y broses. 

Rhaid i’r landlord wedyn roi o leiaf dau gynnig at ei gilydd mewn perthynas â'r materion perthnasol yn seiliedig ar y rhagamcanion a ddarperir. Mae'n rhaid i'r landlord hefyd sicrhau ei fod yn cael o leiaf un cynnig gan rywun sydd heb gyswllt o gwbl â'r landlord.

Pan fo'r landlord wedi cael rhagamcan gan unigolyn enwebedig, mae'n rhaid iddo roi cynnig at ei gilydd yn seiliedig ar y rhagamcan hwnnw. 

Mae'n rhaid i'r landlord ddarparu pob tenant ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig â hysbysiad ysgrifenedig o o leiaf dau gynnig gwahanol. Mae'n rhaid i'r hysbysiad gynnwys y canlynol: 

• copi o'r cynigion neu fanylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio'r cynigion (mae'n rhaid i fanylion archwilio o'r fath fod yn rhesymol ac ar gael i'w harchwilio heb unrhyw gost. Os nad yw'r adnoddau i wneud copïau ar gael ar yr adegau a benodir, mae'n rhaid i'r landlord ddarparu copi i'r tenant, os gofynnir amdano, heb unrhyw gost.)
• gwahodd sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas â'r cynigion. 
• nodi'r cyfeiriad y gellir anfon sylwadau ato a bod yn rhaid anfon y sylwadau o fewn 30 diwrnod, yn cychwyn gyda dyddiad yr hysbysiad o gynigion i wneud sylwadau ar y cynigion. Mae'n rhaid iddo hefyd gynnwys y dyddiad mae'r cyfnod hwn yn dod i ben.

Pan wneir sylwadau o fewn y cyfnod hwn, rhaid i’r landlord eu hystyried. 

Rhaid i’r landlord, o fewn 21 diwrnod o ymrwymo i “gytundeb cymwys tymor hir”, ddarparu hysbysiad ysgrifenedig i'r tenantiaid ac unrhyw gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig sy'n darparu rhesymau dros ymrwymo i'r cytundeb (neu ddarparu manylion ynghylch ble a phryd y gellir archwilio datganiad o'r rhesymau hyn) a chrynhoi unrhyw sylwadau a wnaed mewn perthynas â'r rhagamcanion a'i ymatebion iddynt. Os yw'n rhesymol ymarferol, dylai'r hysbysiad ddarparu rhagamcan o faint y bydd yn rhaid i bob tenant gyfrannu o dan bob cynnig. Os nad yw hynny'n bosibl, dylai nodi cyfanswm y gwariant ar gyfer yr adeilad y mae’r cytundeb yn berthnasol iddo. Os nad yw'r un yn bosibl, dylai'r hysbysiad amlinellu'r gost fesul uned neu'r gyfradd fesul diwrnod neu awr. Fodd bynnag, nid yw hyn yn angenrheidiol pan fo'r cytundeb yr ymrwymir iddo gydag unigolyn enwebedig neu unigolyn gyda'r rhagamcan isaf a gyflwynwyd. 

Beth am y prosesau ymgynghori eraill? 

Mewn achosion lle mae angen hysbysiad cyhoeddus, mae yna weithdrefnau gwahanol i'w dilyn. Gellir dod o hyd i'r rhain yn: 

• Atodlen 2 i'r Rheoliadau 2004, lle mae angen hysbysiad cyhoeddus pan fo'r landlord yn bwriadu ymrwymo i "gytundeb cymwys tymor hir" 
• Rhan 1 o Atodlen 4 i'r Rheoliadau 2004, lle mae angen hysbysiad cyhoeddus pan fo'r landlord yn bwriadu cynnal "gwaith cymwys" 

Mae Atodlen 3 i'r Rheoliadau 2004 yn amlinellu’r gofynion ymgynghori ar gyfer gwaith cymwys o dan gytundebau cymwys tymor hir a chytundebau y mae Rheoliad 7(3) yn berthnasol iddynt. 

Beth yw goddefeb? 

Gall landlord wneud cais i'r Tribiwnlys Prisio Lesddaliadau i'w hepgor rhag y gofynion ymgynghori. Gall y tribiwnlys benderfynu hyn os yw'n fodlon ei bod yn 'rhesymol' i'w hepgor rhag y gofynion (gweler adran 20ZA o Ddeddf Landlord a Thenant 1985). Os penderfynir hynny, nid oes angen i landlord gydymffurfio â’r gofynion ymgynghori.